Las reuniones pueden ser consideradas como las desperdiciadoras de tiempo más instucionalizadas en las organizaciones, no hay datos precisos sobre el número de horas gastadas en ellas, como tampoco hay una manera de evitarlas completamente, pero se puede aprender a reducir y maximizar el tiempo empleado en reuniones, considerando los siguientes aspectos:

a. Reuniones que uno puede controlar (Tipo A): Se debe trabajar tanto en la preparación como en la ejecución. Antes de planear la estructura formal, no más de una hora, deberá definir: – ¿Cuáles son mis objetivos? – ¿Cuál es mi audiencia? – ¿Qué factores deben ser transmitidos? – ¿Cómo puedo mejorar la comunicación con el grupo? – ¿Qué recursos audiovisuales utilizar? – ¿Dónde será la reunión y cuáles serán las limitaciones de tiempo? Observación: Se debe considerar el utilizar gráficos y diseños que puedan ayudar. Verificar la iluminación del local de la reunión, etc.

b. Reuniones que uno no controla (Tipo B): en este tipo de reuniones, uno puede llegar a gastar la mitad de su tiempo de trabajo, pero existen otras manera de no perder el tiempo, como; decidir los asuntos sin reuniones, enviar un documento por escrito, llegar siempre a la hora de la convocatoria, etc.

Observación: Si la reunión se demora en comenzar o los temas son irrelevantes para su interés, puede hacer una lista de cosas que tiene que realizar, así continuará su administración luego de la reunión.

 

REUNIONES PRODUCTIVAS

Para generar reuniones productivas: – Convocar a un máximo de ocho personas, incluidos los asesores, para una mejor atención. – Una reunión debe tener pautas. El asunto a ser tratado debe ser expuesto a todos los participantes con cierta antelación, para que los participantes se puedan preparar. – La reunión debe durar, como máximo, una hora y media. – Máximo dos asuntos divididos, máximo, en cuatro tópicos. – Utilice cinco minutos para establecer las reglas y las etapas de la reunión. – Conceder cinco minutos a los convocados para exponer sus ideas. – Conceder veinte minutos para debates. – No interrumpir cuando alguien está hablando. Anote sus ideas, para no olvidarlas y tratarlas cuando tenga oportunidad de exponerlas.